Mail aux clients pour les paniers et commandes

Un mail aux clients de la ferme sert à dire ce qui est disponible cette semaine, à prendre les commandes de paniers, et à rappeler les dates de retrait. Il est lu sur téléphone, souvent le samedi matin, et il doit répondre à une seule question : que dois-je faire, et avant quand ? Un bon mail tient en dix lignes, donne un délai clair et un moyen simple de répondre.

Ce prompt vous aide à passer de vos notes (liste de produits, dates, prix) à un mail prêt à envoyer. Il ne crée pas de liste de clients, et il ne remplace pas votre outil de commande.

Ce que dit la CNIL, et ce qui s'applique à votre mail

La page de la CNIL sur la prospection par courrier électronique indique que la prospection vers des particuliers est permise « à condition que les personnes aient donné leur consentement avant d'être démarchées ». Elle ajoute que le consentement doit être « libre, spécifique, éclairé et univoque », et que « l'acceptation de conditions générales d'utilisation ne peut pas suffire ». Une exception existe pour une personne déjà cliente de l'entreprise, lorsque la prospection porte sur des produits ou services similaires fournis par la même entreprise. Cette exception ne s'applique pas si aucune vente n'a eu lieu, y compris après la création d'un compte en ligne.

La même page indique que chaque sollicitation doit permettre à la personne de connaître l'identité de l'organisation qui l'émet, et d'exprimer par un moyen simple son refus de recevoir de nouvelles sollicitations. Ces deux points s'appliquent à chaque mail.

La page de service-public.gouv.fr sur l'affichage des prix indique que le prix doit être exprimé en euros toutes taxes comprises (TTC). Mentionnez donc le prix TTC dans le mail.

Prompt 1 : le mail de commande de la semaine

Rédige un mail aux clients de [nom de la ferme] pour la semaine du [JJ/MM/AAAA].
Produits disponibles et prix TTC : [liste].
Retrait : [lieu, jour, horaires].
Date limite de commande : [JJ/MM/AAAA à HHhMM].
Comment commander : [réponse au mail, téléphone, formulaire].
Message de saison (une phrase au plus, sans promesse de quantité) : [facultatif].

Règles : objet de 8 mots au plus contenant la date limite ; 10 lignes au plus ; vouvoiement ou tutoiement selon [mon choix] ; prix TTC ; aucune quantité ni disponibilité que je n'ai pas écrite ; en bas, une phrase qui permet de ne plus recevoir ce mail, avec [moyen de désinscription]. Ne cite aucun nom de client. À la fin, liste sous « À vérifier » les dates et prix repris de mes notes.

Prompt 2 : le rappel de dernière minute

Rédige un rappel de 4 lignes au plus pour les clients qui n'ont pas encore commandé avant [JJ/MM/AAAA à HHhMM]. Donne seulement la date limite, le lieu de retrait et le moyen de commander. Pas de ton pressant, pas de « dernière chance ».

Prompt 3 : répondre à une demande de changement

Un client demande à [changer sa commande / décaler son retrait / annuler] : [message reçu, sans son adresse ni son téléphone].
Rédige une réponse de 60 mots au plus. Confirme ce que tu comprends, indique ce que nous pouvons faire selon [mes règles, à écrire], et ne promets rien qui ne figure pas dans mes règles.

Exemple concret

Une ferme de [commune] propose des paniers de légumes de saison, à retirer le vendredi de 16 h à 19 h. La date limite de commande est le [JJ/MM/AAAA] à 12 h. Le prompt 1 produit un mail de dix lignes : objet « Paniers de la semaine : commande avant jeudi midi », les produits avec leurs prix TTC, le lieu, la façon de répondre, et une ligne de désinscription. La liste « À vérifier » signale que les prix ont été repris tels quels et que la disponibilité n'est pas garantie.

À vérifier avant envoi

• Les destinataires sont des clients qui ont acheté chez vous, ou qui ont donné leur accord. Si vous ne savez pas, ne les ajoutez pas à la liste.
• Le mail contient l'identité de la ferme et un moyen simple de ne plus recevoir de messages.
• Les prix sont TTC, les dates au format JJ/MM/AAAA, l'heure limite est exacte.
• Aucune adresse, aucun numéro de client ou aucune liste de noms n'a été collé dans la conversation avec l'assistant.
• Si vous envoyez le mail depuis un logiciel tiers, vérifiez ses règles de conservation des adresses.

Pour répondre aux questions des clients à partir de votre liste de produits et de vos règles de retrait, ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.

Ce qu'il faut garder en tête

Le prompt écrit le mail, il ne choisit ni la liste de diffusion, ni la date. La liste des destinataires est un fichier de données personnelles : elle se tient dans votre outil, pas dans une conversation avec un assistant. Gardez le même mail pour toutes les semaines d'une saison, avec seulement les dates, les prix et les produits qui changent. Un client qui se désinscrit doit l'être, sans question.

Questions fréquentes

Un mail de confirmation de commande est-il de la prospection ? Les pages lues ne le tranchent pas directement. Si le mail propose autre chose qu'une confirmation, traitez-le comme une prospection, et vérifiez votre cas auprès de la CNIL.